关于2009年度内部审核的情况通报

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武汉职业技术学院2009年度内部审核情况通报

一、总体情况

（一）二级学院总体情况

1、规章制度基本健全，落实情况普遍良好。各二级学院结合学校文件和本院实际，均制定了相关的规章制度，如：各级各类会议制度、实验实训中心（室）管理制度、学生校内（外）实习管理制度、教学管理方面的各项规定、各岗位工作职责及质量标准等，其中，机电学院、纺服学院、商学院、外语学院均有内容较完整、格式规范的文件汇编。内审小组对照文件检查落实情况表明，各学院都能按现有制度执行。

2、岗位职责清晰，工作程序熟悉。各二级学院结合学校文件制定了本院的工作岗位职责和质量标准。内审小组在内审过程中召开了座谈会，参加成员主要有：二级学院领导、学生科科长、办公室主任、教研室主任、辅导员、教师，他们对各自的岗位职责和主要工作程序表述完备、清楚。大多数辅导员、教研室主任都认真填写工作笔记（手册），积极开展相关活动，工作认真细致。

3、内部接口清晰合理，外部接口比较清晰。各二级学院普遍反应，内部接口清晰合理，学生工作和教学工作相辅相成，信息沟通及时。学院各部门之间交流方式较多：有的学院教研室主任应邀参加学生科辅导员会议、有的学院教研室开展毕业生就业工作讨论并积极为学生寻找就业渠道、有的学院将德育目标写进学生实训手册。

4、实验实训制度完备，设备管理规范。各二级学院都有实验实训和学生实习的相关管理制度、设备清单、设备维修登记簿等；实验实训室基本上都有专职管理人员，实验实训场所目前无重大安全隐患。

5、学校68号、69号文件学习情况良好，“推进精细化,加强执行力”理念得以加强。各二级学院都及时组织教师学习了学校68号、69号文件，有些学院在完成规定的学习任务外，还从形式上加以创新对学习内容进行巩固，例如商学院根据文件内容制作了“落实加强执行力建设推进精细化管理知识测试卷”，教师的答卷均存档;建筑学院召开了“进一步加大精细化管理与推进执行力建设工作力度，使我院工作再上一个新台阶”为主题的党总支民主生活会，与会教师都递交了学习体会;人文学院开展了题为“事业、责任、态度与学校发展”的大讨论。

（二）行政职能部门总体情况

1、加强执行力建设、实施精细化管理的观念深入人心。各部门负责人和工作人员均表示，通过实施加强执行力建设、实施精细化管理工作，对部门和个人的工作有很大的推动作用。检查组先后与50多人次进行座谈，绝大多数教职工对自己的岗位职责、工作程序、考核标准和工作目标清楚，熟悉武职院68、69号文件精神。所有部门都就武职院68、69号文进行了至少2次的集中学习，一些部门还要求每位工作人员撰写了学习心得。“执行力就是必须完成任务，精细化就是怎样完成任务”，“工作讲科学、讲规范、讲程序”等理念已经逐渐形成。

2、部门执行力得到加强。通过学习贯彻武职院68、69号文，各个部门的执行力得到加强，年度重点工作和月度工作计划完成较好。《2009年武汉职业技术学院工作要点》中36项工作任务共82个（实际检查78个，财务处4个未查）工作目标，其中61项全部完成，15项部分完成，2项未完成。月度工作计划共731项，其中693项全部完成，15项部分完成，23项未完成。

3、精细化管理落到实处。为适应示范性建设、精细化管理的要求，各部门积极加强制度建设，修订完善相关制度，制定工作流程。本次共抽查正在运行和试运行的规章制度309个，绝大部分有执行记录，修订66个，待修订30个。制定工作流程67个。14个部门对自己管理的固定资产有较详细的清单，且责任人明确。9个部门制定了单位或员工手册。绝大多数部门通过年度计划、月工作表、周工作表来明确工作目标，清晰每个人的责任。一些部门通过撰写部门工作日志、处长工作日志、群发短信提示工作进程等方式加强和推进精细化管理，效果明显。

4、劳动纪律有了明显改善。各单位加强和规范了劳动纪律考勤，有的还使用打卡机等考勤办法，迟到、早退、串岗等现象明显减少。

5、服务态度明显好转。各部门都十分注重工作人员的工作态度，把端正工作态度、提高服务质量作为部门的重点工作之一来抓。“以人为本”、“对得起学生”、“学生至上”的理念逐渐在工作细节中体现出来。

总之，自68、69号文件下发学习后，学校教职员工“推进精细化，加强执行力”的理念得以加强、职能部门服务态度有了明显改善、工作效率有了显著提高。

二、存在的主要问题

（一）二级学院检查过程中发现的问题

1、文件管理混乱。文件盒上的目录与里面的材料内容不符；现场出现了已废止的文件；公文格式混乱，错漏较多；分类不合理；虽然“制度管人”的理念在加强，但有些学院的制度仍然不全，不能全方位的指导工作。对于学校下发的文件，有部分二级学院只停留在主要领导手中，其他人对文件内容不清楚。

2、教研室主任的工作情况不均衡。有些教研室主任工作极其负责，认真完成职责范围内的工作，积极开展教研室活动，细致填写工作手册，主动参与学生德育、就业指导等工作。也有部分学院对教研室主任的工作缺乏指导和督查，对教研室主任的工作手册不查阅。教研室主任为应付内审临时填写工作手册，不开展教学研究活动，对学院发展不关心。

（二）行政职能部门检查过程中发现的问题

1、校领导和部门主要负责人在工作中还存在不按程序和职责布置工作的现象。

2、有些岗位职责存在交叉重叠现象，导致实际工作中责任不清，工作缺位等情况。

3、校内部门间存在接口不清晰的现象。这也是造成部分工作不能如期完成的原因之一。

4、一些公共场所设备设施管理责任不清，存在都有责却都没管理的现象。

5、部门工作时间计划比较周详，但缺乏质量计划，不利于工作推进和评估；工作总结中对存在的问题分析不足，不利于指导今后的工作。

三、二级学院反馈意见

在检查过程中，检查组广泛地听取了各二级学院的意见和建议，现将普遍反映的共性问题简述如下：

1、教务处、学工处等部门下发文件提出要求经常是“朝发夕报”，不考虑学院的实际情况（如学生在外实习等）、不给二级学院留出办理时间，例如奖（助）学金名单的确定、上报工作。

2、职能部门之间缺乏沟通，要求报同样内容不同格式的表格，尤其开学初，辅导员们疲于应付报各类表格，而没有足够的时间与学生交流。教务处对学生的转专业、休（退）学等信息不作更新，导致教师期末不能登录学生成绩，学生不能按时拿到毕业证。

3、有些职能部门工作没有计划、内部人员沟通不够，同一项工作不同的人在不同的时间向学院提出的要求都不同，或者对同一项工作的要求改了又改，给学院带来很多不必要的人力浪费，也给教师造成不良影响，例如2008年、2009年教务处关于填报人才培养方案的文件，前后下发6次，每一次都是对前一次的否定或改动。

4、有些职能部门直接将工作事项通知到教师本人（或会议通知到学院领导），办公室不知情，工作安排上很被动，如2009年去台湾考察一事，科研处直接通知教师个人。

5、大家对“推进精细化，加强执行力”活动寄予较高期望，但目前还停留在“理念”上，对于“具体怎么做”感到茫然。

6、后勤服务要加强，主要体现在：

（1）教学楼内没有供应开水，学生喝水难。

（2）遇雨雪天气，教学楼、办公楼内地滑，应该及时铺上防滑垫。

（3）卫生间有坏损物件（如水龙头、照明灯、上课铃等），后勤集团接到电话后往往长时间不处理，导致水电浪费、师生使用不方便。

（4）南区外租后，校车不再去南区，有教师提出，校车最好每天早上去南区接教职工上班，尤其是雨雪天气，路难行，上班上课容易迟到。

（5）教学楼的后勤管理人员大多数是一家人住在管理室，做饭做菜味道大，上课期间、来宾参观时都能闻到；楼栋管理人员用水用电没有限度，晚上在会议室睡觉使用空调；楼栋管理人员在教学楼的走廊上摆板凳晒被子鞋子、织毛衣、不按时开门等。学院希望能参与对楼栋管理员的工作考核。

四、内审组建议

1、各二级学院要对学校文件实行传阅制度，对本院文件汇编成册；学校组织学习公文写作的相关知识。各二级学院对学校下发的文件都要根据内容在干部中及时传阅、在群众中组织学习，做好记录，不可出现个人将文件占为己有的现象；文件制度汇编收录了学院所有有效文件，方便查阅，便于保存，受众者广，建议各二级学院以机电学院、外语学院为榜样，全面清理本院各项文件制度，查缺补漏，按科学的方式分类汇编（为节约，可简装），分发各科室，组织全院教职工学习，并严格遵照执行；由党办、校办负责组织全校各部门进行公文写作的学习，提高学校公文写作的整体水平。

2、学校要重视教研室工作，制定激励措施调动教研室主任积极性；各二级学院要重视教研室工作，加强对教研室主任工作的检查力度。教研室是二级学院开展教学管理工作的重要环节，教研室主任在上传下达、组织活动、营造氛围、正面宣传学校等方面有着至关重要的作用。目前各学院教研室主任任务较重，但在待遇上与其他教师区别不大，学院难以调动其工作激情，所以对教研室主任的要求降低，指导和督查松懈。学校要重视教研室主任群体，提高其待遇，拓宽其发展空间，多组织学习、培养和交流活动。

3、将“推进精细化，加强执行力”理念贯彻到学校各项具体工作中。一是构建信息共享平台，解决“天天报数据，样样不相同”的问题，职能部门相互沟通，能共用的表格共用，能共享的信息上网发布（尤其是新生入校初的各类数据，涉及部门有教务处、学工处、招就处）；二是在全校树立“加强执行力，推进精细化”试点单位，做到全面普及、重点推进、以点带面，让理念指导实践，在实践中再次提炼；三是强调学校领导和各职能部门的精细化理念，这是基层单位提高执行力的前提。要做到“工作有计划，要求有提前，过程有督查，事后有总结”。对于二级学院提出意见较多的部门，学校领导要调查落实，依事整改，给予答复。

    4、发现亮点，组织学习。在此次内审中，学院都展现出了各自工作中的亮点：机电学院有规章制度汇编, 收录齐全,分类科学; 纺服学院的学生工作注重原始资料积累，处处、事事透着精细；电信学院的工业中心管理规范，各专业学生在实训中心的所有活动均有记录，29类资料保管齐全；计算机学院强调工作计划的执行到位，有工作记录簿，对学院干部会议布置的重要工作完成情况逐项记录；商学院的教研室主任陈宏桥工作认真，他负责《会计职业技能仿真实训》课程教学，对学生进行会计角色仿真、会计环境仿真、会计过程仿真等全方位的仿真训练，原始凭证保存完好；旅游学院创建实习党团小组，打破原有班级体制，在各大酒店实习点、景区景点设立临时学生党团小组，与实习单位的党团组织有效对接；外语学院有工作流程图汇编，设计科学，易于操作;生物学院的学生实习、就业工作细致入微，材料齐全；艺术学院在工作室项目教学改革中，关注每个项目实施动态，利用《教师项目管理手册》和《学生项目学习手册》深入了解项目教学实施的各环节，对项目出现的问题能及时发现并解决；建筑学院对68、69号文件多次数多形式组织学习，开展相关主题的大讨论，教师结合工作实际写的心得体会深刻感人；人文学院各级会议制度化、规范化，会议主题、人员签到、会议纪要、会后落实等环节均有据可查。

5、加强交流，相互学习。内审组建议质管处组织一次二级学院经验交流会，为学院彼此了解、相互学习提供平台。